有限的檔案在線(xiàn)利用。在線(xiàn)提供檔案利用服務(wù)是檔案網(wǎng)站的核心功能, 當前主要通過(guò)兩類(lèi)途徑實(shí)現:一是在線(xiàn)提供全文, 二是通過(guò)目錄檢索明確所需檔案, 再通過(guò)線(xiàn)上申請獲取檔案。相比于館藏中豐富的檔案資源, 檔案的在線(xiàn)利用并不充分, 問(wèn)題主要顯現在如下方面:
       第一, 非數字格式的檔案還處于數字化的進(jìn)程中, 當前各國的檔案數字化完成度有待提升。由于數字化涉及計劃、檔案選擇、掃描、著(zhù)錄等一系列流程, 當前有限的人力和財力使得數字化處于較緩慢的進(jìn)程中。例如, 美國檔案與文件署保管了125億頁(yè)的文件, 但得到數字化的不過(guò)2.35億頁(yè)。
       第二, 由于多數檔案僅能通過(guò)目錄檢索以線(xiàn)上申請結合人工審核的方式獲取, 這使得檔案難以實(shí)時(shí)獲取且可能需要若干工作日的等待, 甚至當前多數檔案機構并未提供針對用戶(hù)在線(xiàn)申請的檔案服務(wù), 用戶(hù)仍然需要線(xiàn)下實(shí)地申請。
       第三, 網(wǎng)站的在線(xiàn)檢索不盡完善, 一方面在于數字化的檔案未能充分數據化或原生數字檔案的異構化, 信息組織深度不足, 檔案不能完成數據層面的自定義, 檔案之間難以互聯(lián)互通, 未能達到機器學(xué)習的要求, 從而難以高效提供精確的檔案滿(mǎn)足用戶(hù)需求。另一方面, 網(wǎng)站未能提供全面的在線(xiàn)專(zhuān)業(yè)指導或輔助, 用戶(hù)在檢索中遇到的問(wèn)題難以及時(shí)解決。例如, 我國當前的檔案網(wǎng)站并未實(shí)現全文檢索, 對所需檔案了解有限的用戶(hù)檢索策略難以與檔案網(wǎng)站提供目錄、主題詞或關(guān)鍵詞匹配。
       第四, 數字化檔案與原生數字檔案均存在智能開(kāi)放問(wèn)題, 即技術(shù)上能夠實(shí)現在線(xiàn)檢索卻限于保障檔案利益相關(guān)者的權益所需面臨開(kāi)放上的問(wèn)題。例如, 開(kāi)放哪些檔案、開(kāi)放檔案中的哪部分內容、對誰(shuí)開(kāi)放, 合適開(kāi)放是精細化的工作, 亦需要更加嚴密的規則支持, 在目前更多地依賴(lài)人工審查的狀況下開(kāi)放受限, 未能充分應用技術(shù)也導致開(kāi)放存在一定問(wèn)題。